Responsable y contacto
El responsable del tratamiento es Valdemar Gomez Vidales, persona física que opera Nia Assistant desde México, con domicilio en Rio papalopan 603, col. ISSSTE, Pachuca de Soto, Hidalgo, México.
Para solicitudes sobre tus datos personales, escribe a [email protected]. La atención está a cargo del responsable y se realiza de forma manual.
Datos que trata Nia
Al crear una cuenta o iniciar sesión, se tratan los datos de identificación recibidos del proveedor de acceso, como nombre, correo e identificador, además de permisos y sesiones. El acceso utiliza Firebase Authentication y una sesión propia de Nia.
Nia conserva los mensajes que escribes, encargos, estados, resultados y evidencia de las herramientas utilizadas. También conserva información técnica necesaria para operar el servicio y comprobar autorizaciones.
Si conectas Gmail mediante su consentimiento independiente, Nia puede leer y guardar mensajes, participantes, fechas, etiquetas y referencias de adjuntos dentro del alcance que selecciones. Nia solo envía correos si activas «Permitir envío» y confirmas cada uno; nunca modifica tu correo.
Al cargar un PDF, Nia guarda el original, sus versiones y nombre, el texto extraído por página y las preguntas, respuestas y citas asociadas. La extracción actual requiere texto legible; no incluye OCR de imágenes.
Calendar y Meet tienen una conexión independiente. Las solicitudes de reunión pueden incluir participantes, horarios, títulos y otros datos necesarios para preparar y, cuando lo autorices, ejecutar la operación.
Si conectas WhatsApp, Nia trata tu número de teléfono, la confirmación del vínculo con el código de un solo uso, los mensajes que intercambias con Nia por WhatsApp y sus estados de entrega, como enviado, entregado, leído o fallido. Esos mensajes forman parte del mismo historial que el panel web.
Si compartes tu ubicación por WhatsApp o escribes una dirección para buscar lugares cercanos, Nia trata esas coordenadas o esa dirección para hacer la búsqueda y las conserva como un mensaje más de tu conversación. Si compartes una tarjeta de contacto o escribes el teléfono de otra persona, Nia trata su nombre y su número para la llamada o el mensaje que pidas.
Cuando pides una llamada, Nia trata el número de destino, el recado o la pregunta que indicaste y el resultado de la llamada, que queda en tu conversación. Cuando pides buscar un vuelo o un alojamiento, Nia trata el origen, el destino, las fechas, el número de viajeros y tus preferencias.
Para qué se usan
Estos datos permiten identificarte, mantener tu sesión, comprobar permisos, interpretar solicitudes, recibir y responder tus mensajes de WhatsApp, leer el correo autorizado, consultar documentos, preparar reuniones y mostrar resultados y seguimiento. Los servicios de Nia ejecutan las herramientas con sus controles de acceso y aprobaciones.
Nia no utiliza tus datos para publicidad personalizada ni para su venta. Las compras de viajes permanecen deshabilitadas.
Proveedores y procesamiento
Google Cloud y Firebase proporcionan autenticación, alojamiento, base de datos y almacenamiento privado de documentos. La infraestructura principal está en Iowa, Estados Unidos. Las cuentas Google conectadas utilizan los servicios de Google correspondientes.
Meta, mediante la plataforma WhatsApp Business, transmite los mensajes entre tu teléfono y Nia. Para hacerlo trata tu número, el contenido de los mensajes y sus datos de entrega, también sujetos a las condiciones de WhatsApp y Meta. Cuando pides enviar un WhatsApp a otra persona o coordinar una reunión con ella, Meta trata también su número y esos mensajes.
OpenAI, mediante su API, recibe el mensaje, también cuando lo escribes por WhatsApp, y el contexto para preparar la intención de tu solicitud. Ese contexto puede incluir mensajes recientes, correos identificadores de cuentas, asuntos de correo y nombres e identificadores de documentos. El texto de correo o PDF que aparezca en la conversación también puede formar parte del contexto posterior.
ElevenLabs realiza las llamadas de voz que pides, a través de la red telefónica de Twilio. Para hacerlo reciben el número de destino, el nombre de la persona o del lugar y el recado o la pregunta de la llamada, y tratan el audio de la conversación. Pueden conservar la grabación, la transcripción y los registros de la llamada según sus propias condiciones.
Expedia y Duffel reciben los datos de tus búsquedas de viaje: origen, destino, fechas, número de viajeros y preferencias. Si conectas tu cuenta de Expedia, Expedia recibe el correo que indiques y te envía un código de acceso. Nia no compra ni reserva viajes por ti.
Google Maps Platform (Places) recibe lo que buscas y la zona de la búsqueda, que es la dirección que escribas o las coordenadas de la ubicación que compartas, para devolver lugares cercanos con su teléfono y su enlace.
La extracción de PDFs se realiza en servicios de Nia. Cuando pides un resumen de tu correo, Nia envía a OpenAI el remitente, el asunto, la fecha y un extracto breve de hasta 10 correos para redactarlo (ver «Datos de Google»). El contenido que compartas en el chat puede enviarse a OpenAI como contexto. El procesamiento puede ocurrir fuera de México y está sujeto también a las condiciones de conservación de los proveedores.
Conservación y desconexión
Al coordinar una reunión, Nia usa los nombres, teléfonos, disponibilidad y correos confirmados de los invitados para gestionar esa reunión. A los 30 días de cerrar la coordinación, retira los datos personales de los invitados de la coordinación y de sus copias asociadas en el historial de Nia, el buzón interno de WhatsApp y los registros internos del asistente. Esta retirada no elimina los eventos e invitaciones que ya están en Google ni los mensajes guardados en los teléfonos de los participantes. Las copias de seguridad y los registros obligatorios de proveedores siguen los plazos descritos en este aviso.
Conservamos el historial y los documentos mientras tu cuenta permanezca abierta. Ante una solicitud de eliminación con identidad verificada, eliminamos los datos incluidos en su alcance del servicio en hasta 7 días naturales y de los respaldos controlados por Nia en hasta 30 días adicionales desde el borrado del servicio. Los reintentos no reinician estos plazos.
Estos plazos corresponden a los datos y copias operativas que administra Nia. La eliminación también inicia la baja de la identidad de acceso de Nia en Firebase Authentication. Google indica que la eliminación de la información de autenticación de sus sistemas activos y respaldos puede tardar hasta 180 días desde esa solicitud al proveedor.
Google Cloud conserva determinados registros obligatorios de auditoría durante 400 días, con un plazo que Nia no puede modificar. Pueden incluir metadatos de operaciones, recursos e identidades. Esta conservación es distinta de la del historial y los documentos. Los proveedores pueden conservar otros datos según sus propias condiciones; no prometemos retención cero en sus sistemas.
Desconectar Gmail detiene nuevos accesos desde Nia y elimina las credenciales locales de esa conexión. No elimina todo el historial, resultados anteriores o respaldos. También puedes retirar el permiso desde tu cuenta Google; una retirada no borra por sí sola las copias ya guardadas por Nia.
Desvincular WhatsApp desde tu cuenta detiene la recepción y el envío de mensajes por ese canal. No elimina el historial ya guardado ni los mensajes que conservan tu teléfono o WhatsApp.
Datos de Google
Nia accede a datos de tu cuenta Google solo cuando inicias sesión con Google o conectas un servicio y lo autorizas en la pantalla de Google. Cada servicio tiene su propio permiso y puedes conectar uno sin el otro.
- Inicio de sesión con Google: Nia recibe tu nombre, tu correo y un identificador de tu cuenta Google para crear tu cuenta Nia y mantener tu sesión.
- Google Calendar: Nia lee la lista de tus calendarios (nombre, identificador, zona horaria, tu nivel de permiso y si admite Google Meet) para que elijas en cuáles puede agendar. Cuando pides coordinar una reunión, Nia consulta el estado y las horas de los eventos del calendario elegido, sin sus títulos ni descripciones, para proponer horarios libres el día solicitado y hasta 14 días después. Cuando confirmas una reunión, Nia crea ese evento con su enlace de Google Meet en el calendario elegido, y Google envía las invitaciones a los asistentes. Después Nia consulta ese evento para comprobar que se creó. Nia no modifica ni elimina tus otros eventos ni cambia tu lista de calendarios.
- Gmail: con permiso de solo lectura, Nia lee y guarda el texto de los mensajes, sus participantes, fechas y etiquetas, y los adjuntos pequeños que llegan dentro del mensaje, de la cuenta que conectes. Lo usa para mostrarte tu correo y detectar pendientes. Si tú lo pides, importa un adjunto PDF a tus documentos. Cuando pides un resumen de tu correo, Nia lee de Gmail hasta 10 correos (remitente, asunto, fecha y un extracto breve) para redactarlo. Si pides que te lea un correo concreto, Nia usa su texto completo para contarte lo que dice. Si activas «Permitir envío», Nia puede enviar desde tu cuenta un correo nuevo que te propone en la conversación: te muestra el remitente, los destinatarios, el asunto, el mensaje y, si lo pides, el PDF que crea con tu texto, y solo lo envía cuando respondes «sí». Nia guarda ese correo y el resultado del envío en tu conversación. Nia no modifica ni elimina tu correo.
Para qué los usamos. Solo para las funciones que ves en Nia y que tú pides: elegir calendarios, proponer horarios libres para las reuniones que pides coordinar, crear las reuniones que confirmas, mostrar y resumir tu correo, importar a tus documentos los adjuntos que elijas y responder a tus mensajes. No usamos datos de Google para publicidad, no los vendemos y no los usamos para evaluar solvencia ni crédito.
Inteligencia artificial. Nia usa un modelo de inteligencia artificial de OpenAI para entender tus mensajes y redactar respuestas, incluidos los resúmenes de correo. Los datos de Google que recibe ese modelo se usan solo para ejecutar la función que pediste, para ti. No usamos datos de Google para crear, entrenar ni mejorar modelos generales de inteligencia artificial o aprendizaje automático, ni los guardamos junto con ellos.
Con quién los compartimos. Solo con los proveedores necesarios para esas funciones:
- Google Cloud y Firebase, para alojamiento, base de datos y autenticación en Iowa, Estados Unidos.
- OpenAI, mediante su API, para entender tu solicitud y redactar la respuesta. Cuando tu petición lo necesita, OpenAI puede recibir:
- el correo de tus cuentas conectadas;
- el nombre, el identificador y la zona horaria de tus calendarios;
- los datos de la reunión (título, horario e invitados) y su resultado con el enlace de Meet, cuando aparecen en la conversación;
- asuntos de correo y el texto de correo que aparezca en la conversación;
- cuando pides un resumen de tu correo, el remitente, el asunto, la fecha y un extracto breve de hasta 10 correos. Nia no guarda esos extractos después de preparar la respuesta; el resumen que recibes queda en tu conversación como cualquier otra respuesta.
- cuando pides que te lea un correo concreto, su remitente, asunto, fecha y texto completo, sin adjuntos. La respuesta queda en tu conversación como cualquier otra.
Según OpenAI, los datos enviados a su API no se usan para entrenar sus modelos salvo que el cliente lo acepte expresamente, y Nia no lo ha aceptado. OpenAI puede conservar registros para detectar abusos durante un tiempo limitado, según sus propias condiciones.
- Meta, mediante WhatsApp Business, cuando usas Nia por WhatsApp. Las respuestas que recibes allí pueden incluir datos de tus reuniones (título, horario, invitados y enlace de Meet) o de tu correo, como un resumen o un aviso de pendientes. Meta trata esos mensajes también según las condiciones de WhatsApp.
No transferimos datos de Google a nadie más, salvo por seguridad, para cumplir la ley o, con tu consentimiento previo y explícito, en una fusión, adquisición o venta de activos. Nadie en Nia lee tus datos de Google salvo que nos pidas ayuda con algo concreto, que sea necesario por seguridad (por ejemplo, para investigar un abuso o un fallo) o que lo exija la ley.
Cómo los guardamos. Nia guarda, en la infraestructura de Google Cloud:
- la conexión (correo e identificador de la cuenta Google);
- las credenciales de acceso, cifradas con AES-256 y con claves guardadas fuera de la base de datos;
- los calendarios que elegiste;
- las reuniones que preparaste o confirmaste, con el identificador y el enlace del evento creado;
- si conectas Gmail, los mensajes importados (texto, participantes, fechas, etiquetas y adjuntos pequeños) y los PDF que importes a tus documentos;
- tus conversaciones con Nia, que pueden incluir datos de Google que aparecieron en ellas, como el enlace de una reunión o un resumen de correo.
Los datos viajan cifrados por HTTPS.
Conservación y borrado.
- Mientras tu cuenta esté abierta, conservamos estos datos.
- Desconectar Calendar o Gmail en Nia detiene los accesos nuevos y borra las credenciales guardadas de esa conexión. Conserva el historial, las reuniones ya creadas y los datos importados hasta que pidas su eliminación.
- Si pides eliminar tu cuenta, borramos tus datos de Google junto con los demás en los plazos de «Conservación y desconexión».
- Lo que sigue en Google: los eventos creados en tu Google Calendar y los correos de tu Gmail siguen en tu cuenta Google. Nia no los borra.
Cómo retirar el permiso. Puedes retirar el acceso de Nia cuando quieras desde la página de conexiones de tu cuenta Google (https://myaccount.google.com/connections).
- Retirar el permiso detiene el acceso, pero no borra por sí solo lo que Nia ya guardó. Para eso, escribe a [email protected].
- Desconectar en Nia no retira el permiso en Google. Si quieres retirarlo del todo, hazlo también en tu cuenta Google.
Uso limitado. El uso que Nia Assistant hace de la información recibida de las API de Google se ajustará a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso limitado.
Solicitudes sobre tus datos
Puedes solicitar acceso, rectificación, cancelación, oposición, revocación del consentimiento o información sobre conservación en [email protected]. Indica el correo de tu cuenta Nia, el derecho que deseas ejercer y el alcance de tu solicitud. No envíes contraseñas, códigos de acceso ni claves de API.
Verificamos tu identidad o la representación autorizada de forma proporcionada antes de entregar, modificar o eliminar información. La atención es manual: confirmamos la recepción, solicitamos únicamente la información necesaria y comunicamos el resultado. Si alguna información requiere conservación justificada, explicamos su alcance, motivo y plazo. La recepción de una solicitud no confirma su ejecución.